Journaldienst

Der Journaldienst wird üblicherweise im vor Ort im Kammerl wahrgenommmen und umfasst unterschiedliche Aufgaben wie Mail- und Posteingang bearbeiten, Anliegen von Studierenden, die im Kammerl sind oder die anrufen, nachkommen, Plenumspunkte vorbereiten für das Plenum, Putzarbeiten in den BaGru-Säumlichkeiten erledigen, routinemäßige Wartung des Computers und anderes mehr. In den letzten Jahren und insbesondere während der Corona-Pandemie hat die Arbeitsbelastung, speziell das Mailaufkommen deutlich zugenommen.

Idealziel eines Journaldienstes

Idealerweise werden alle für einen Journaldienst angefallenen Aufgaben erledigt. Anders ausgedrückt: Aufgaben werden nicht an den nächsten Journaldienst weitergereicht, Fristen werden nicht versäumt, Mails werdn zeitnahe und fristgerecht beantwortet.

Journaldienst-Dauer und -Häufigkeit

An einem Tag sind sind zwei Stunden Journaldienst vorgesehen. Wegen des relativ hohen Arbeitsanfalles empfiehlt es sich, den Journaldienst für jeden Tag einzuplanen.

Anzahl der Personen

Der Journaldienst wird in der Regel von zwei Personen vor Ort im Kammerl versehen. Grundsätzlich kann der Journaldienst auch von zu Hause aus im Homeoffice ausgeübt werden, das ist aber mit erheblicheren Einschränkungen verbunden.
Bewährt haben sich drei Personen je Journaldienst vor Ort, wobei die dritte Person sich um Anliegen der Studierenden im Kammerl und um Putzarbeiten, Botengänge u.a. kümmern kann.

Anzahl der Aufgaben

Unsere ehemaligen BaGruianer*innen haben eine große Zahl an Aufgaben - Checken, Bearbeiten, Updaten und Aktualisieren etc. - dadurch hinterlassen, dass sie - enthusiasmiert durch neue digitale Möglichkeiten - viele dieser Möglichkeiten aufgegriffen und umgesetzt haben. Stand 2005 noch Sozionexus als digitales Vernetzungsinstrument allein im Vordergrund, so kamen Homepage (2013) und Socialmedia später hinzu.
Es empfielt sich sehr, die vielfältigen Aufgaben je nach Themenbereich auf verschiedene Arbeitsgruppen aufzuteilen. Der Umfang der täglich anfallenden Aufgaben - Routineaufgaben, weitergehende Aufgaben und Sonderaufgaben - ist für zwei bis drei Menschen im Journaldienst allein nicht zu bewältigen. Der Journaldienst hat sich inkl. Berichtswesen und Öffentlichkeitsarbeit (Socialmedia) zu einem werktäglichen Halbtagsjob entwickelt. Der in der Pandemie angewachsenen Digitalisierungsgrad samt verstärktem Mailaufkommen tat ein Übriges dazu.

Routineaufgaben

Routineaufgaben für den Journaldienst werden gemeinsam mit weitergehenden Aufgaben beschrieben auf D:\Dokumente#BaGru => Dokumente#BaGru => JD_TO-DO's. Diese Dokumentation ist die letztaktuelle. Davor gab es ältere Beschreibungen der Journaldienstaufgaben Die Routineaufgaben finden sich auf im Mailkasten Mozilla Thunderbird im Bereich "Kalender" und sind, falls unerledigt, rot markiert, falls erledigt, grün markiert.
Routineaufgaben

1. Haushaltung - Aufräumen und Putzen je nach Bedarf, Lagerhaltung:
   • Kammerl und Ibiza sauber halten;
   • Klos putzen - Klobrille, Klomuschelrand - bei normalem Publikumsbetrieb bei jedem Journaldienst
   • beide Eisschränke putzen, falls beide im Betrieb sind
   • im Klo im Erdgeschoss Tampons prüfen und ggf. ergänzen (Reservoir im Kammerl-Kammerl)
   • Boden und Mobiliar sowie Fensterbretter (Staub) wischen;
   • Flaschen und Getränkedosen im Hof entsorgen;
   • Geschirr spülen oder zur Spülmaschine im 2. Stock bringen - Ausräumen nach ca zweieinhalb Stunden nicht vergessen
   • Kaffeemaschine reinigen und Entkalkungszustand prüfen: Kaffeereste oft entfernen, d.h. mehrmals in der Woche bzw. bei jedem Journaldienst;
   • veraltete Plakate abhängen und entsorgen
   • veraltete Flyer wegschmeißen
   • Bestände prüfen: Kaffee, Milch, Papier, Toner, etc. => Kaffee und Milch jedenfalls ergänzen
2. Mails:
   • Maileingang bearbeiten und ggf. Mails zeitnah und fristgerecht beantworten,
   • insbesondere Beratungsanfragen von Studierenden möglichst zeitnah beantworten
3. ZIMBRA checken (offizieller Kommunikationskanal zwischen ÖH Uni Wien und Studienvertretungen seit spätestens 15. Juli 2021):
   • neue Mails lesen und auf easyname-Host umleiten
   • Antworten auf Anfragen der ÖH Uni Wien (EDV-, Partizipations-, Wirtschaftsreferat u.a.) nur über ZIMBRA,
   • auf ZIMBRA gegebene Antwortmails auf easyname-Host umleiten und einordnene in die Rubrik "Gesendet"
4. GMail checken
   • ggf. Anfragen beantworten (selten)
   • Info-Mails zu Facebook-Aktivitäten zur Kenntnis nehmen
5. Socialmedia checken - beim Posten darauf achten, keinen Shitstorms hervorzurufen!
   • Facebook: Anfragen prüfen und ggf. beantworten; Posts online stellen;
   • Twitter: Anfragen prüfen und ggf. beantworten; Posts online stellen;
   • Instagram: Anfragen prüfen und ggf. beantworten; Posts online stellen; Instagram-Stories erstellen
   • TikTok: Konto existiert, wurde aber nie genutzt
6. Sozionexus checken
   • Beiträge durchlesen und danach freigeben, falls zuträglich, andernfalls in eindeutigen Fällen betreffenden unzuträglichen Beitrag (Hassreden, Rassismus, Verweis auf rechtsextreme Seiten etc.) löschen; empfehlenswert: fraglichen Beitrag vor dem vom Journaldienst durchgeführten Löschen dokumentieren (Datei in LibreOffice anlegen und abspeichern); in strittigen Fällen Löschen des Beitrags erst nach Rücksprache z.B. im Plenum.
   • Einladungen zu Sozionexus aussenden bzw. Neuaufnahmen durchführen

Reihenfolge der Routineaufgaben im Journaldienst

Es empfiehlt sich, von Journaldienst zu Journaldienst "stur" eine Reihenfolge einzuhalten, in der die Routineaufgaben abgearbeitet werden.
Als Richtlinie möge folgende Reihenfolge gelten:

1. Computer einschalten, Passwort eingeben, unter WINDOWS Start in "Einstellungen" nachsehen, ob es WINDOWS-Updates gibt und diese initiieren.
   Ungeachtet, ob das WINDOWS-Update downgeloadet und installiert wird: es lassen sich andere Routineaufgaben erledigen:
2. Toilettenreinlichkeit prüfen: Geruch, Klodeckel, Klobrille [!] Klomuschelrand [!], gegebenenfalls säubern mit Hilfe von einem WC-Reiniger
3. Toiletten prüfen auf fehlende Ausstattung: falls nötig, mit ausreichenden Tampons und Klopapier versehen, verschmutzte Stoff-Handtücher in den Schmutzwäschebehälter geben und gegen saubere austauschen, Papierhandtuchhalter (Handtuchrollen) sind nicht vorhanden, "Handtuch-Papierrollen" schon.
4. Kammerl-Reinlichkeit: herumstehendes Geschirr? herumstehende leere Flaschen oder Getränkedosen?`veraltete Flyer oder Plakate? (sehr) schmutziger Boden, andere Verschmutzungen => grobe Verschmutzungen gleich säubern, Boden u.a. Reinigung in den laufenden Journaldienst einplanen, jedenfalls ...
   • Geschirr abwaschen oder getrocknetes und sauberes Geschirr in die Kasterln im Küchenbereich wegräumen
   • Papierkörbe und Sonderkörbe für Papier und Dosen prüfen: gegebenenfalls entleeren, Müll im Hof auftrennen, insbesondere Papier, Getränkedosen und Verbundverpackungen (z.B. leere Milchpackerl) und in die diversen Müllkübel geben
   • Küchenbereich: Kaffeemaschine prüfen auf vollen Kaffeerest-Behälter, Wasserreservoir auffüllen oder z.B. während der Sommerferien bei langem Nicht-Gebrauch entleeren (stehendes Wasser wird mit der Zeit ungenießbar!), nötige Entkalkung (Maschine einschalten und auf entsprechendes Leuchtsymbol achten)
   • Eisschränke immer prüfen: verschmutzt? verschimmelte Lebensmittel inkl. verschimmelter Getränkepackungen (z.B. Milchpackerln) entsorgen
5. Ibiza: Toilettenkontrolle (Geruch, Verschmutzung, Klopapier) wie für das Kammerl, Verschmutzung (Boden, Tischplatten), gegebenenfalls gleich säubern

Weitergehende Aufgaben

Die weitergehenden Aufgaben werden identifiziert und dann im Mailkasten Mozilla Thunderbird im Bereich "Kalender" zusätzlich zu den Routineaufgaben eingetragen. Sie sind, falls unerledigt, rot markiert, falls erledigt, grün markiert.

1. Beratung und Anfragebeantwortungen von Studierenden während des Publikumsbetriebs
   • Probleme dabei:
     • Zeitaufwand dafür nicht einplanbar - JD-Menschen werden aus ihren Erledigungen "herausgerissen";
     • viele "kleine" Anfragen (Wo ist der Kaffee, wie mache ich Kaffee, wo sind die Tampons, das Klopapier ist alle ...) reißen ebenfalls JD-Menschen aus ihrer engeren JD-Tätigkeit
     • Routine- und weitergehende Aufgaben werden kommentarlos einfach nicht erledigt - Unerledigtes wächst an
     • Aufgaben müssen aus Gründen der Dringlichkeit außerhalb der geplanten Journaldienstzeit erledigt werden (Überziehung der eingeplanten Arbeitszeit => Überforderung der Person)
     • Aufgaben werden an den nächsten Journaldienst weitergereicht (es droht Überforderung der dann damit befassten Personen)
     • RISIKO ALLGEMEIN: ein Teil der Aufgaben bleibt unerledigt, wird vergessen - Unerledigtes wächst (unbemerkt) an
2. Formular-Vorbereitung
   • bewilligte Förderanträge unterfertigen
   • Formulare ausfüllen und/oder unterfertigen;
3. Finanz-Journaldienst
   • Konto-Ein- und Ausgänge kontrollieren und protokollieren (Ein- und Ausgabenrechnung)
   • Übersicht über das Budget im laufenden Rechnungsjahr (1.7. bis 30.6. des Folgejahres)
     • Übersicht über bewilligte Förderbeträge bewahren und protokollieren
   • am Rechnungsjahr-Ende rechtzeitig um Budgetübertrag auf das neue Rechnungsjahr mittels Formular sorgen - Frist einhalten!
4. Botengänge
   • ausgefüllte und unterfertigte Formulare zur ÖH bringen
   • andere, z.B. Einkaufen von benötigten Dingen, Lebensmitteln etc.
5. Plenumspunkte
   • eintragen, ordnen, auf Relevanz hin prüfen
   • am Tag des Plenums für die moderierende Person "mundgerecht" vorbereiten
6. Homepage checken
   • neue Termine mitteilen
   • alte Termine löschen
   • neue Beiträge verfassen
   • WICHTIG: Wordpress warten/pflegen, Updates von Plugins (ständig mehrere in der Woche) und Wordpress-Versionen und Themes-Versionen(ca. 2 bis 4 mal jährlich) zeitnächst durchführen um Cybersicherheit zu gewährleisten
   • Homepage von Zeit zu Zeit sichern, insbesondere vor dem Update von neuen Wordpress- und Themes-Versionen => eventuell professionelle Hilfe annehmen!

Sonderaufgaben

Sonderaufgaben fallen in der Regel aus jeder Routine heraus und sind zumeist zeitaufwändig, zB. weil Recherchen nötig sind.

1. Organisation von Festen oder Parties
2. Organisation von Spritzerständen
3. Organisation von Tutorien
   • Soziologie bei Nacht
     • dies ist in der Regel ein Event-Reigen (ca. 2 bis 5 Events)
   • Lernnächte
   • Eröffnungsveranstaltung für Erststudierende
     • Dabeisein bei der offiziellen Veransaltung (Maga. Lipp etc.)
     • Treffen im Anschluss an die offizielle Veranstaltung (z.B. unter den Arkaden, im Sigmund-Freud-Park)

Ältere Dokumentationen von Journaldienst-Aufgaben u.a.

Diese Dokumentation D:\Dokumente#BaGru => Dokumente#BaGru => JD_TO-DO's ist die letztaktuelle vom August 2021. Davor gab es ältere Beschreibungen der Journaldienstaufgaben, gegliedert nach Aufgabenbereichen u.a.:

• Aufgaben
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => How to Journaldienst (17.11.2016)
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => How to Journaldienst neuJuni2017 (7.6.2017)
• Reinigung
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => WC Putz (9.3.2017)
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => WC Putzkalender (EXCEL-Datei, 7.6.2017)
• Journaldienst-Dienstübergabe (Workflow)
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => Journaldienstübergabe (Keep Workflow)(10.11.2015) - OBSOLET,Keep auf Google gibt es nicht mehr (12.2.2022)
• Anderes
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => Journaldienst Selbstreflexion (2.2.2018)