Journaldienst

Der Journaldienst wird üblicherweise im vor Ort im Kammerl wahrgenommmen und umfasst unterschiedliche Aufgaben wie Mail- und Posteingang bearbeiten, Anliegen von Studierenden, die im Kammerl sind oder die anrufen, nachkommen, Plenumspunkte vorbereiten für das Plenum, Putzarbeiten in den BaGru-Säumlichkeiten erledigen, routinemäßige Wartung des Computers und anderes mehr. In den letzten Jahren und insbesondere während der Corona-Pandemie hat die Arbeitsbelastung, speziell das Mailaufkommen deutlich zugenommen.

Idealziel eines Journaldienstes

Idealerweise werden alle für einen Journaldienst angefallenen Aufgaben erledigt. Anders ausgedrückt: Aufgaben werden nicht an den nächsten Journaldienst weitergereicht, Fristen werden nicht versäumt, Mails werdn zeitnahe und fristgerecht beantwortet.

Journaldienst-Dauer und -Häufigkeit

An einem Tag sind sind zwei Stunden Journaldienst vorgesehen. Wegen des relativ hohen Arbeitsanfalles empfiehlt es sich, den Journaldienst für jeden Tag einzuplanen.

Anzahl der Personen

Der Journaldienst wird in der Regel von zwei Personen vor Ort im Kammerl versehen. Grundsätzlich kann der Journaldienst auch von zu Hause aus im Homeoffice ausgeübt werden, das ist aber mit erheblicheren Einschränkungen verbunden.
Bewährt haben sich drei Personen je Journaldienst vor Ort, wobei die dritte Person sich um Anliegen der Studierenden im Kammerl und um Putzarbeiten, Botengänge u.a. kümmern kann.

Anzahl der Aufgaben

Unsere ehemaligen BaGruianer*innen haben eine große Zahl an Aufgaben - Checken, Bearbeiten, Updaten und Aktualisieren etc. - dadurch hinterlassen, dass sie - enthusiasmiert durch neue digitale Möglichkeiten - viele dieser Möglichkeiten aufgegriffen und umgesetzt haben. Stand 2005 noch Sozionexus als digitales Vernetzungsinstrument allein im Vordergrund, so kamen Homepage (2013) und Socialmedia später hinzu.
Es empfielt sich sehr, die vielfältigen Aufgaben je nach Themenbereich auf verschiedene Arbeitsgruppen aufzuteilen. Der Umfang der täglich anfallenden Aufgaben - Routineaufgaben, weitergehende Aufgaben und Sonderaufgaben - ist für zwei bis drei Menschen im Journaldienst allein nicht zu bewältigen. Der Journaldienst hat sich inkl. Berichtswesen und Öffentlichkeitsarbeit (Socialmedia) zu einem werktäglichen Halbtagsjob entwickelt. Der in der Pandemie angewachsenen Digitalisierungsgrad samt verstärktem Mailaufkommen tat ein Übriges dazu.

Reihenfolge der Routineaufgaben im Journaldienst

Es empfiehlt sich, von Journaldienst zu Journaldienst "stur" eine Reihenfolge einzuhalten, in der die Routineaufgaben abgearbeitet werden.
Als Richtlinie möge folgende Reihenfolge gelten:

ROUTINEAUFGABEN - REIHENFOLGE (ÜBERSICHT)

	WO?	WAS?
1	KAMMERL - Computer	Computer einschalten, auf WINDOWS-Update prüfen
2	KAMMERL-Blumen	Blumen gießen
3	IBIZA-Reinlichkeit	Toilette, Toilettenutensilien, Papierkörbe, Geschirr, Flyer/Plakate, Fußboden/grobe Verschmutzung
4	KAMMERL-Reinlichkeit	Toilette, Toilettenutensilien, Papier- und Sonderkörbe, Geschirr, Flyer/Plakate, Fußboden/grobe Verschmutzung
5	POST - 3. STOCK	Post holen (1x wöchentlich)
6	KAMMERL-BÜROARBEITEN	ZIMBRA (2 Mail-Typen), GMail, Sozionexus, Socialmedia (Twitter, FB, Instagram), Mailbearbeitung
7	KAMMERLu.a.-SONDERAUFGABEN	je nach dem, was anliegt, Botengänge etc.
8	KAMMERL - Computer	WINDOWS-Update, Computerwartung
-	BEI PUBLIKUMSBETRIEB	Fragen der Studierenden beantworten, Studierenden-Beratung

Reihenfolge der Routineaufgaben im Detail

1. Computer einschalten, Passwort eingeben, unter WINDOWS Start in "Einstellungen" nachsehen, ob es WINDOWS-Updates gibt und diese initiieren.
   Ungeachtet, ob das WINDOWS-Update downgeloadet und installiert wird: es lassen sich nun die anderen Routineaufgaben erledigen:
2. Blumen gießen im Kammerl ... wird leicht vergessen. MERKE: nun erst im Halbstock nachschauen, dann im Erdgeschoss; sonst wird auf IBIZA leicht vergessen.
3. IBIZA - Reinlichkeit Seit Februar 2022 kümmert sich der Reinigungsdienst Favorit darum, dennoch IBIZA-Toilette immer prüfen
   • IBIZA-Toilettenreinlichkeit in prüfen: Geruch, Klodeckel, Klobrille [!] Klomuschelrand oben [!], gegebenenfalls säubern mit Hilfe eines WC-Reinigers.
   • IBIZA-Toilette prüfen auf fehlende Ausstattung: falls nötig, mit ausreichenden Klopapier inkl. kompletter Klopapier-Ersatzrolle versehen, gegebenenfalls leere Papierhandtuch-Rolle ersetzen; es gibt keinen Handtuchrollenhalter, evtl. leeren WC-Reiniger neben dem Klo ersetzen
   • Papierkörbe: in alle drei Papierkörbe hineinsehen und gegebenenfalls leeren; der dritte weiße Papierkorb hat einen Deckel und wird daher leicht nicht überprüft; er steht rechts neben dem Handwaschbecken
   • Geschirr, Gläser, Tassen, Flaschen, Dosen etc.: herumstehendes Geschirr? herumstehende leere Flaschen oder Getränkedosen? Gegebenenfalls abwaschen, trocknen, wegräumen in die Kasterln im KAMMERL oder in IBIZA (IBIZA-Durchgang).
   • veraltete Flyer oder Plakate: gegebenenfalls entfernen
   • Fußboden: (sehr) schmutziger Boden, grobe andere Verschmutzungen gleich säubern, Boden u.a. Reinigung in den laufenden Journaldienst einplanen.
4. KAMMERL - Reinlichkeit Seit Februar 2022 kümmert sich der Reinigungsdienst Favorit darum, dennoch KAMMERL-Toilette immer prüfen
   • Toilettenreinlichkeit: Geruch, Klodeckel, Klobrille [!] Klomuschelrand oben [!], gegebenenfalls säubern mit Hilfe eines WC-Reinigers.
   • Toilette prüfen auf fehlende Ausstattung: falls nötig, mit ausreichenden Tampons und Klopapier versehen, verschmutzte Stoff-Handtücher in den Schmutzwäschebehälter im Kammerl geben und gegen saubere austauschen. Papierhandtuchhalter mit den Handtuchrollen ist vorhanden, Befüllung prüfen, gegebenenfalls nachfüllen.
   • Geschirr
     • abwaschen und in Trockenablage geben oder
     • bei zahlreichem verschmutzem Geschirr dieses in die grüne Kiste auf dem Kasterl im Kammerl geben oder
     • getrocknetes, sauberes Geschirr in die Kasterln im Küchenbereich in die Kasterln oder in das Kasterl im IBIZA-Durchgang einräumen.
   • Papierkörbe und Sonderkörbe für Papier und Dosen prüfen: gegebenenfalls entleeren, Müll im Hof auftrennen, insbesondere Papier, Getränkedosen und Verbundverpackungen (z.B. leere Milchpackerl) und in die diversen Spezial-Müllkübel geben
   • Küchenbereich:
     • Kaffeemaschine prüfen
       • auf vollen Kaffeerest-Behälter,
       • Wasserreservoir auffüllen oder z.B. während der Sommerferien bei langem Nicht-Gebrauch entleeren (stehendes Wasser wird mit der Zeit ungenießbar!),
       • nötige Entkalkung: Maschine einschalten und auf entsprechendes Leuchtsymbol achten, wie in der Betriebsanleitung beschrieben.
     • kleinen Eisschrank immer prüfen: verschmutzt? verschimmelte Lebensmittel inkl. verschimmelter Getränkepackungen (z.B. Milchpackerln) entsorgen.
   • Publikumsbereich:
     • großer Eisschrank im vorderen Teil des Kammerls nahe der Kammerl-Eingangstüre prüfen: verschmutzt? verschimmelte Lebensmittel inkl. verschimmelter Getränkepackungen (z.B. Milchpackerln) entsorgen.
   • Fußboden: (sehr) schmutziger Boden, grobe andere Verschmutzungen gleich säubern, Boden u.a. Reinigung in den laufenden Journaldienst einplanen.
5. Es folgen die BÜROARBEITEN - VERWALTUNG AM COMPUTER MERKE: erst die a) Routinen, dann die b) Mails bearbeiten, schließlich c) Sonderaufgaben; Grund: sonst werden die "lästig-öden" Routinevorgänge leicht vergessen! Seltene Ausnahme: es ist etwas ganz dringend zu erledigen
   1. ZIMBRA-Posteingang prüfen - zwei Mail-Typen: a) reine Informations-Mails, die nur informieren (keine Antwort erforderlich); b) Beantwortungs-Mails, die Antwort an ÖH Uni Wien erfordern, z.B. an EDV, Wirtschafts-, Partizipationsreferat etc..
   2. Umleitung: eingegangene Mails immer umleiten auf stv.studienvertretung@bagru-soziologie.at
   3. Mail-Typ a) Informationsmails: mit der Umleitung "erledigt" auf ZIMBRA
   4. Mail-Tab b) Beantwortungs-Mails: diese immer auf ZIMBRA beantworten und absenden, die Antwortmail zusätzlich umleiten, d.h.: sowohl das von der ÖH Uni Wien eingelangte Mail als auch das Antwortmail umleiten! MERKE: die auf unseren THUNDERBIRD-Mailkasten umgeleitete Antwortmail langt unter der Rubrik "Eingang" ein, bitte immer verschieben in die Rubrik "Gesendet"!

Routineaufgaben

Routineaufgaben für den Journaldienst werden gemeinsam mit weitergehenden Aufgaben beschrieben auf D:\Dokumente#BaGru => Dokumente#BaGru => JD_TO-DO's. Diese Dokumentation ist die letztaktuelle. Davor gab es ältere Beschreibungen der Journaldienstaufgaben Die Routineaufgaben finden sich auf im Mailkasten Mozilla Thunderbird im Bereich "Kalender" und sind, falls unerledigt, rot markiert, falls erledigt, grün markiert.
Routineaufgaben

1. Haushaltung - Aufräumen und Putzen je nach Bedarf, Lagerhaltung:
   • Kammerl und Ibiza sauber halten;
   • Klos putzen - Klobrille, Klomuschelrand - bei normalem Publikumsbetrieb bei jedem Journaldienst
   • beide Eisschränke putzen, falls beide im Betrieb sind
   • im Klo im Erdgeschoss Tampons prüfen und ggf. ergänzen (Reservoir im Kammerl-Kammerl)
   • Boden und Mobiliar sowie Fensterbretter (Staub) wischen;
   • Flaschen und Getränkedosen im Hof entsorgen;
   • Geschirr spülen oder zur Spülmaschine im 2. Stock bringen - Ausräumen nach ca zweieinhalb Stunden nicht vergessen
   • Kaffeemaschine reinigen und Entkalkungszustand prüfen: Kaffeereste oft entfernen, d.h. mehrmals in der Woche bzw. bei jedem Journaldienst;
   • veraltete Plakate abhängen und entsorgen
   • veraltete Flyer wegschmeißen
   • Bestände prüfen: Kaffee, Milch, Papier, Toner, etc. => Kaffee und Milch jedenfalls ergänzen
2. Mails:
   • Maileingang bearbeiten und ggf. Mails zeitnah und fristgerecht beantworten,
   • insbesondere Beratungsanfragen von Studierenden möglichst zeitnah beantworten
3. ZIMBRA checken (offizieller Kommunikationskanal zwischen ÖH Uni Wien und Studienvertretungen seit spätestens 15. Juli 2021):
   • neue Mails lesen und auf easyname-Host umleiten
   • Antworten auf Anfragen der ÖH Uni Wien (EDV-, Partizipations-, Wirtschaftsreferat u.a.) nur über ZIMBRA,
   • auf ZIMBRA gegebene Antwortmails auf easyname-Host umleiten und einordnene in die Rubrik "Gesendet"
4. GMail checken
   • ggf. Anfragen beantworten (selten)
   • Info-Mails zu Facebook-Aktivitäten zur Kenntnis nehmen
5. Socialmedia checken - beim Posten darauf achten, keinen Shitstorms hervorzurufen!
   • Facebook: Anfragen prüfen und ggf. beantworten; Posts online stellen;
   • Twitter: Anfragen prüfen und ggf. beantworten; Posts online stellen;
   • Instagram: Anfragen prüfen und ggf. beantworten; Posts online stellen; Instagram-Stories erstellen
   • TikTok: Konto existiert, wurde aber nie genutzt
6. Sozionexus checken
   • Beiträge durchlesen und danach freigeben, falls zuträglich, andernfalls in eindeutigen Fällen betreffenden unzuträglichen Beitrag (Hassreden, Rassismus, Verweis auf rechtsextreme Seiten etc.) löschen; empfehlenswert: fraglichen Beitrag vor dem vom Journaldienst durchgeführten Löschen dokumentieren (Datei in LibreOffice anlegen und abspeichern); in strittigen Fällen Löschen des Beitrags erst nach Rücksprache z.B. im Plenum.
   • Einladungen zu Sozionexus aussenden bzw. Neuaufnahmen durchführen

Weitergehende Aufgaben

Die weitergehenden Aufgaben werden identifiziert und dann im Mailkasten Mozilla Thunderbird im Bereich "Kalender" zusätzlich zu den Routineaufgaben eingetragen. Sie sind, falls unerledigt, rot markiert, falls erledigt, grün markiert.

1. Beratung und Anfragebeantwortungen von Studierenden während des Publikumsbetriebs
   • Probleme dabei:
     • Zeitaufwand dafür nicht einplanbar - JD-Menschen werden aus ihren Erledigungen "herausgerissen";
     • viele "kleine" Anfragen (Wo ist der Kaffee, wie mache ich Kaffee, wo sind die Tampons, das Klopapier ist alle ...) reißen ebenfalls JD-Menschen aus ihrer engeren JD-Tätigkeit
     • Routine- und weitergehende Aufgaben werden kommentarlos einfach nicht erledigt - Unerledigtes wächst an
     • Aufgaben müssen aus Gründen der Dringlichkeit außerhalb der geplanten Journaldienstzeit erledigt werden (Überziehung der eingeplanten Arbeitszeit => Überforderung der Person)
     • Aufgaben werden an den nächsten Journaldienst weitergereicht (es droht Überforderung der dann damit befassten Personen)
     • RISIKO ALLGEMEIN: ein Teil der Aufgaben bleibt unerledigt, wird vergessen - Unerledigtes wächst (unbemerkt) an
2. Formular-Vorbereitung
   • bewilligte Förderanträge unterfertigen
   • Formulare ausfüllen und/oder unterfertigen;
3. Finanz-Journaldienst
   • Konto-Ein- und Ausgänge kontrollieren und protokollieren (Ein- und Ausgabenrechnung)
   • Übersicht über das Budget im laufenden Rechnungsjahr (1.7. bis 30.6. des Folgejahres)
     • Übersicht über bewilligte Förderbeträge bewahren und protokollieren
   • am Rechnungsjahr-Ende rechtzeitig um Budgetübertrag auf das neue Rechnungsjahr mittels Formular sorgen - Frist einhalten!
4. Botengänge
   • ausgefüllte und unterfertigte Formulare zur ÖH bringen
   • andere, z.B. Einkaufen von benötigten Dingen, Lebensmitteln etc.
5. Plenumspunkte
   • eintragen, ordnen, auf Relevanz hin prüfen
   • am Tag des Plenums für die moderierende Person "mundgerecht" vorbereiten
6. Homepage checken
   • neue Termine mitteilen
   • alte Termine löschen
   • neue Beiträge verfassen
   • WICHTIG: Wordpress warten/pflegen, Updates von Plugins (ständig mehrere in der Woche) und Wordpress-Versionen und Themes-Versionen(ca. 2 bis 4 mal jährlich) zeitnächst durchführen um Cybersicherheit zu gewährleisten
   • Homepage von Zeit zu Zeit sichern, insbesondere vor dem Update von neuen Wordpress- und Themes-Versionen => eventuell professionelle Hilfe annehmen!

Sonderaufgaben

Sonderaufgaben fallen in der Regel aus jeder Routine heraus und sind zumeist zeitaufwändig, zB. weil Recherchen nötig sind.

1. Organisation von Festen oder Parties
2. Organisation von Spritzerständen
3. Organisation von Tutorien
   • Soziologie bei Nacht
     • dies ist in der Regel ein Event-Reigen (ca. 2 bis 5 Events)
   • Lernnächte
   • Eröffnungsveranstaltung für Erststudierende
     • Dabeisein bei der offiziellen Veransaltung (Maga. Lipp etc.)
     • Treffen im Anschluss an die offizielle Veranstaltung (z.B. unter den Arkaden, im Sigmund-Freud-Park)

Ältere Dokumentationen von Journaldienst-Aufgaben u.a.

Diese Dokumentation D:\Dokumente#BaGru => Dokumente#BaGru => JD_TO-DO's ist die letztaktuelle vom August 2021. Davor gab es ältere Beschreibungen der Journaldienstaufgaben, gegliedert nach Aufgabenbereichen u.a.:

• Aufgaben
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => How to Journaldienst (17.11.2016)
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => How to Journaldienst neuJuni2017 (7.6.2017)
• Reinigung
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => WC Putz (9.3.2017)
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => WC Putzkalender (EXCEL-Datei, 7.6.2017)
• Journaldienst-Dienstübergabe (Workflow)
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => Journaldienstübergabe (Keep Workflow)(10.11.2015) - OBSOLET,Keep auf Google gibt es nicht mehr (12.2.2022)
• Anderes
  • D:\Dokumente#BaGru\Informationen für den Journaldienst => Journaldienst Selbstreflexion (2.2.2018)