Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung

Die Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung gehört den zentralen Arbeitsgruppen an. Sie sollte aus zumindest zwei erfahrenen BaGru-Mitglieder*innen bestehen, denen ein bis maximal zwei, noch unerfahren BaGru-Mitglieder*innen zugesellt sein können.

Die Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung ist eine termingebundene Arbeitsgruppe. Sie kann erst gebildet werden, wenn der Termin für das Plenum für das laufende Semester feststeht.

Die Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung redigiert die Plenumspunkte ein bis zwei Stunden vor dem Plenum mit dem Ziel, der/dem Moderator*in einen sicheren Leitfaden für die Moderation bereitzustellen.

Die vorbereiteten Plenumspunkte werden ein Mal ausgedruckt für den/die Moderator*in. Sie dienen dem/der Moderator*in als Leitfaden für die Moderation. Bei hybriden oder Online-Plena werden die vorbereiteten Plenumspunkte als PDF der/dem Moderator*in gemailt.

Die vorbereiteten Plenumspunkte können ein zweites Mal für Plenums-Anwesende ausgedruckt werden. Sie dienen der schriftlichen Information der Plenums-Anwesenden.

Die Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung kann die Plenumspunkte notfalls auch online vorbereiten. Im Regelfall ist die Vorbereitung im Kammerl notwendig, da dort z.B. im Computer Informationen bereitstehen, die online nicht verfügbar sind. Zudem sind die Förderanträge und Plenumspunkte auszudrucken (einmal für den/die Moderator*in vor Ort, ein zweites Mal zum Herumreichen im Plenum an Interessierte).

Zur Plenumsvorbereitung gehört auch die technische Vorbereitung für den Fall eines hybriden Plenums im Kammerl. Die technische Vorbereitung kann die Arbeitsgruppe EDV Computer übernehmen oder zusätzlich von der Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung durchgeführt werden; denkbar ist die Übernahme der technischen Vorbereitung auch durch die Arbeitsgruppe Journaldienst. Das ist von Semester zu Semester neu zu entscheiden.

Problematisch ist eine Änderung des Plenum-Termins, da nun die termingebundene Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung prüfen muss, ob sie ihre Aufgabe vor dem geänderten Plenums-Termin erfüllen kann. Andernfalls ist es sehr ratsam, eine neue Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung zu bestimmen.

Sprecher*in der Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung

Kaum sinnvoll ist die Bestimmung einer/s Sprechers/in für die Arbeitsgruppe Plenumsvorbereitung sowie einer/s Vertreters/in. Das liegt daran, dass die Aufgaben in einem Zuge innerhalb einer kurzer Zeitspanne aufgenommen und auch abgeschlossen werden. Die in dieser Zeit anfallenden Fragen können von den Gruppenmitglieder*innen vermutlich sehr gut gelöst werden.

Der/Die Sprecher*in wird aus von den Menschen der Arbeitsgruppe Journaldienst im Konsens ausgewählt.

Ausdrucke für das Plenum

Ausgedruckt werden höchstens zwei Mal

• die vorbereiteten Plenumspunkte
• Förderanträge jener Gruppen, die für die Präsentation ihres Projektes zum Plenum erwartet werden.

MERKE: Je ein Exemplar wird im Ordner "Ablage" unterhalb des rosanen Trennblattes abgelegt. Von Zeit zu Zeit - am besten in den Sommerferien - wird der Ordner von inzwischen überflüssig gewordenen Dokumenten bereinigt. Die entfernten Dokumente werden geschreddert. ACHTUNG: beim Aussortieren wichtige Dokumente weiter aufbewahren.

MERKE: auf dem ausgedruckten Förderantrag vermerken: "für das Plenum am TT.MM.JJJJ" - der Vermerk dient der schriftlichen Information.

MERKE: gelegentlich erscheint ein*e Projekt-Ansuchende*r nicht zum Plenum; in diesem Fall ist das auf dem Ausdruck (oder den zwei ausgedruckten Exemplaren) zu vermerken und dieser (bzw. diese) so unterhalb des rosanen Trennblattes abzulegen, dass er (oder sie) für das nächste Plenum wiederverwendet werden können. Das spart Arbeit, Zeit und Papier. Zusätzlich bei "für das Plenum" durchstreichen und das Datum des kommenden Plenums neu vermerken. SINN des Vorgehens: jemensch kennt sich aus, wann der Förderantrag erstmals für ein Plenum vorbereitet wurde, wie oft die Ansuchenden nicht erschienen und für welches kommende Plenum der Antrag vorzulegen ist.

MERKE: nach Bewilligung eines Förderansuchens durch das Plenum ist der Förderantrag von einem/einer Mandatar*in zu unterfertigen und der so unterfertigte Antrag dem Wirtschaftsreferat der ÖH Uni Wien zu übermitteln: Abgabe im Sekreteriat der ÖH Uni Wien oder Einwerfen in den "Blechbriefkasten" im Gang neben der Sekretariatstüre.

MERKE: gelegentlich fallen einseitig bedruckte DIN-A-4-Blätter nach zunächst sinnvollem Erstellen doppelter Ausdrucke an, z.B. solche der vorbereiteten Plenumspunkte - ein Doppel wird im Ordner "Chronologische Ablage" abgelegt, das zweite Doppel ist nach dem Plenum sinnlos geworden. Die Blätter dieses Doppels können nun gelocht und im Ordner "Papier" bis zur Weiterverwendung als z.B. Schmierpapier aufbewahrt werden. Dies dient dem nachhaltigen Ressourcen-Management mit der Ressource Papier.

Ausdruck der vorbereiteten Plenumspunkte

1. die vorbereiteten Plenumspunkte vom Pad in die Zwischenablage kopieren
2. Einfügen des gespeicherten Inhalts in ein neues, leeres OPEN-OFFICE-Dokument
3. Farbe der Zeichenhervorhebung einstellen auf "Keine Füllung" (Libre Office)
4. Abspeichern des OPEN-OFFICE-Dokuments unter "JJJJMMTT_PlenumspunkteFuerTT.MM.JJJJ.odt"
5. Exportieren des OPEN-OFFICE-Dokument-Inhalts in ein PDF gleicher Benennung.

Analoges Vorgehen für den Fall, dass Microsoft WINDOWS verwendet wird.

Ausdruck der Förderanträge

1. Die Förderanträge liegen in der Regel als PDF vor.
2. Die Förderanträge auf Vollständigkeit prüfen MERKE: nur vollständig ausgefüllte und unterschriebene Förderanträge werden ausgedruckt.
3. Das PDF wird ausgedruckt.