Massenmail

Das Massenmail (auch: Massmail, ferner: Massmailer) ist für die BaGru Soziologie ein geeignetes Instrument, um Studierende in den Studiengängen Soziologie (Bachelor), Soziologie (Master) und Science-Technology-Society (Master, STS) zu informieren

• einmalig über besondere Gegebenheiten, z.B. Einladungen zu Festen, Partys etc.
• periodisch als Massenmail in der Art eines Newsletters, der über Neuigkeiten der BaGru Soziologie informiert, so z.B. über Tutorien, Erstistuts, Projekte, geförderte Projekte (bewilligte Förderanträge) u.a.m.

MERKE: Massenmails NIEMALS im Betreff oder sonst im Text als "Newsletter" bezeichnen; denn: Newsletter müssen laut Datenschutzgrundverordnung dem Empfänger die Möglichkeit einräumen, diesen abzubestellen; diese Funktion wird nach Aussendung eines Massenmails informationstechnisch nicht unterstützt, d.h. eine Abbestellung des "Newsletters" ist gar nicht möglich. Massenmails sind rechtlich gesehen keine Newsletter, somit entfällt die Notwendigkeit, auf die Abbestellmöglichkeit hinzuweisen und diese auch zu ermöglichen!

Die Aussendung eines Massenmails erfolgt über ein eigens für eine Studienvertretung eingerichtetes Massenmail-Konto des Zentralen Informatikdienstes der Universität Wien (ZID).

Hier finden sich weitergehende Informationen zum Massmailer des ZID. Beispiele für Massenmails werden weiter unten angeführt.

Die oben erwähnten Adressaten eines Massenmails hat der ZID vorbestimmt; diese können per Antrag anders definiert oder gelöscht werden.

Die erwähnten Adressaten können als einzelne Gesamtheit oder in beliebiger Zusammenstellung der drei Gesamtheiten mit einem Massenmail angesprochen werden. So ist es möglich, nur den Bachelor-Studierenden ein Massenmail zu senden oder nur den beiden Masterstudiengängen Soziologie und STS.

MERKE: Massenmails bitte sparsam einsetzen - niemensch möchte mit Mails überhäuft werden. Für strukturierte und aktuelle Informationen dient unsere Homepage, die mensch beharrlich bekanntmachen und bewerben muss. Für einzelne Meldungen dienen unsere Socialmedia-Kanäle mit Instagram an erster Stelle, danach Facebook und schließlich Twitter. Diese Reihenfolge ergibt sich aus der aktuellen Beliebtheit dieser Socialmedia unter den Studierenden; Tiktok nutzen wir derzeit nicht (Infostand: März 2022).

MERKE: Über weitere Regelungen zur Aussendung eines Massenmails informiert eingehend die Massenmail-Benutzungsordnung des ZID (7-Seiten-PDF).

MERKE: Massenmails werden in aller Regel rechtzeitig geplant und textlich ausgearbeitet sowie im Plenum abgestimmt. Ausgenommen davon ist eine dringend erforderliche Aussendung eines Massenmails, die keinen Aufschub duldet.

Bestimmung der Aussendeberechtigten von Massenmails

Nicht jemensch der BaGru oder gar von Studierenden kann Massenmails versenden.

Das Vorgehen zur Bestimmung der zur Aussendung von Massenmails befugten BaGru-Menschen erfolgt mit Informationsstand vom 30. Juni 2021 in folgender Weise:

• Aussendeberechtigte BaGru-Menschen, die ein Massenmail versenden können, werden in jeder neuen Exekutivperiode bzw. Funktionsperiode neu bestimmt.
• Die neue Exekutiv- bzw. Funktionsperiode beginnt jeweils am 1. Juli eines jeden ungeraden Jahres, zuletzt am 1. Juli 2021. Das ist der 1. Juli nach einer ÖH-Wahl.

• Es können maximal fünf Personen als Aussendeberechtigte für den Massenmailer genannt werden
• Mindestens ein*e gewählte*r Manadar*in unserer BaGru Soziologie für die neue Exekutivperiode muss unter den fünf Personen sein.
• Dem Partizipationsreferat der ÖH Uni Wien sind folgende Daten zu übermitteln:
  • Vollständiger Name der neuen berechtigten Personen
  • UserID (Benutzername, mit dem ihr euch bei Moodle/Uspace anmeldet)
  • Unet-Mailadresse

MERKE: werden keine Aussendeberechtigten genannt, so wird das Massenmail-Konto der BaGru Soziologie vom ZID gelöscht.

Aussendeberechtigte in der Funktionsperiode Juli 2021 - Juni 2023

Nach mehrmaliger, zuletzt dringlicher Aufforderung des Partizipationsreferates September und November 2021 wurden als Aussendeberechtigte genannt: Michi (Mandatar), Mikesch, Séréna. Es drohte die Löschung des Massenmail-Kontos der BaGru-Soziologie.

Aussendung eines Massenmails

Erweiterte Anmeldung auf dem Massenmail-Konto

Zum Aussenden eines Massenmails muss sich eine der Aussendeberechtigten auf dem Massenmail-Konto des ZID einloggen. Der Benutzername entspricht der UserID mit der zugehörigen UNET-Mailadresse. Als Passwort fungiert das der UserID bzw. der UNET-Mailadresse zugeordnete Passwort.

Die Anmeldung geschieht in erweiterter Form: (1) nach dem Einloggen erscheint die Information, wer sich soeben eingeloggt hat; (2) nach dem Weiterklick wird der/die Absender*in zur Auswahl bekanntgegeben; wir haben nur eine Auswahl, nämlich: "oeh / StV Soziologie"; (3).nach dem Weiterklick kommt mensch auf die Site "Aussendungen der oeh / StV Soziologie". Dort sind die "Vorlage" und die bislang ausgesandten Massenmails ersichtlich. Anhand der Vorlage lässt sich ein Massenmail ausgestalten.

Neue Aussendung eines Massenmails gestalten

Durch Klick auf "Neue Aussendung" lässt sich ein neues Massenmail gestalten.

• Titel des neuen Massenmails angeben und rechts oben "speichern" klicken
• es erscheint die Vorlage, dort den Betreff des Massenmails eingeben und "speichern" klicken
• für das weitere Vorgehen zur Gestaltung des Massenmails bitte der Anleitung zum Erstellen eines Massenmails folgen!
  • Befindet mensch sich im Textbearbeitungsbereich, so kann in einer oben angeordneten "Werkzeugleiste" die Art der Schrift (fett, kursiv), die Positionierung von Teilen der Aussendung (rechts- oder linksbündig, mittig) und anderes mehr ausgewählt werden.
  • Es können Bilder, PDFs, Links u.a.m. in das Massenmail eingebunden werden. Dies wird in der Anleitung genau beschrieben.
  • Es können einzelne Mailadressen aus den Adressat-Gruppen entfernt oder in diese eingefügt werden; diese Möglichkeit findet sich oben auf der Site nach Anklick des Reiters "Extras".
• Zum Überprüfen der Gestaltung und des Inhalts des Massenmails kann mensch oben den Reiter "Versand" anklicken und in der Rubrik "Aussendung prüfen"
  • das Massenmail an eine bestimmte Mailadresse senden, z.B. an die eigene
  • das Massenmail im Browser ansehen

MERKE: Massenmails NIEMALS im Betreff oder sonst im Text als "Newsletter" bezeichnen; denn: Newsletter müssen laut Datenschutzgrundverordnung dem Empfänger die Möglichkeit einräumen, diesen abzubestellen; diese Funktion wird nach Aussendung eines Massenmails vom ZID informationstechnisch nicht unterstützt, d.h. eine Abbestellung des "Newsletters" ist gar nicht möglich. Massenmails sind rechtlich gesehen keine Newsletter, somit entfällt die Notwendigkeit, auf die Abbestellmöglichkeit hinzuweisen und diese auch zu ermöglichen!

Versenden des fertige Massenmails

Das Versenden des Massenmails erfordert etwas Aufmerksamkeit:

• Oben auf der Site im Reiter "Versand" anklicken
• Adressat bzw. Channel auswählen: es muss zunächst aus den Adressat-Gesamtheiten - Channels genannt - jene ausgewählt werden, die man mit dem Massenmail erreichen möchte.

• Kästchen anklicken bei "Die Aussendung darf versandt werden" anklicken
• Zum Versenden des Massenmails rechts oben im Drop-Down-Feld "Freigegeben" anstatt "Gesperrt" wählen
• Es erscheint unten der Button "Newsletter absenden" an Stelle des Textes "Die Aussendung kann noch nicht versendet werden ...", diesen Button anklicken.

Nach dem Anklick lässt sich die Aussendung verfolgen: es erscheint nach und nach solange die Anzahl der momentan insgesamt versandten Mails, bis der Aussendevorgang abgeschlossen ist.

Auflistung der versandten und in Bearbeitung stehenden Massenmails

Nach Durchführung der erweiterten Anmeldung (siehe oben) gelangt man auf die Site "Aussendungen der oeh / StV Soziologie". Dort sind alle bereits ausgesandten Massenmails angeführt. Die einzelnen Massenmails lassen sich anschauen (Lupensymbol rechts vom Titel des Massenmails) und kopieren (doppeltes-Blatt-Symbol rechts) oder löschen (x-Symbol rechts) sowie ihr Status (versendet - grüner Punkt, nicht versandt - roter Punkt) ermitteln. Rechts vom Titel des Massenmails befindet sich ein Button mit Belistift-Blatt-Symbol, der durch Anklick eine Bearbeitung des Massenmails erlaubt.

Statistik eines bereits ausgesandten Massenmails

Zur Statistik eines bereits ausgesandten Massenmails gelangt mensch, indem mensch das Massenmail in den Bearbeitungsstatus versetzt und dann oben auf der SIte den Reiter "Statistik" anklickt. Durch Copy and Paste lässt sich die gesamte Statistik in ein MS WINDOWS Word Dokument übertragen und dort abspeichern.

Massenmail-Beispiele

Beispiele eines Massenmails der Basisgruppe Volkswirtschaftslehre / Roter Börsenkrach: Massenmail März 2022 vom Roten Börsenkrach Diese deutsch- und englischsprachige Aussendung diene als Beispiel für ein Semesteranfangs-Mail an Volkswirtschaftsstudierende mit folgender

• GLIEDERUNG
  • Neue Plenarzeiten
  • Journaldienst
  • Studierende helfen Studierenden
  • Prüfungssammlung
  • Veranstaltungen
    • Spritzerstand
    • Stammtisch
  • AK-Stipendium

Weitere Massenmail-Beispiele des Roten Börsenkrachs: Kommende Veranstaltungen im Oktober 2021; Erstsemestrigen Information Oktober 2021; Erstitut Update Oktober 2021; Zwei-Jahres-Bilanz der StV - Please participate in the election! Mai 2021; Start des Sommersemesters Februar/März 2021 - Erste Aussendung als Massenmail; Hope you had a good start! :) März 2021.